Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 24 octobre 2026
1. Qui traite vos données
l’éditeur de RoomFlow, [À compléter], joignable à contact@roomflow.fr, est responsable du traitement des données de compte, du site vitrine et du formulaire de contact.
Pour les données qu’une entreprise dépose dans son workspace (clients, sites, salles, visites, rapports), l’entreprise est responsable du traitement et RoomFlow agit comme sous-traitant. Les engagements correspondants figurent à l’article 12 des conditions générales de vente.
2. Données collectées
- Compte : nom, prénom, adresse e-mail, photo de profil si vous en ajoutez une, entreprise et rôle.
- Contenus du workspace : clients, sites, interlocuteurs, projets, salles, visites, rapports, photos et documents.
- Données techniques : appareils enregistrés pour votre siège (nom de l’appareil, date de dernière utilisation), journaux des traitements serveur, journaux d’erreurs si vous les acceptez.
- Assistance IA : documents et informations produit que vous soumettez à l’analyse.
- Formulaire de contact : nom, e-mail, entreprise et message.
RoomFlow ne collecte aucune donnée bancaire : aucun paiement ne transite par le site ni par l’application.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale (RGPD, art. 6) |
|---|---|
| Fournir le service, gérer le compte, les sièges et les appareils | Exécution du contrat |
| Envoyer les e-mails de service (vérification, invitation, mot de passe) | Exécution du contrat |
| Sécuriser le service, limiter les abus (quotas, appareils) | Intérêt légitime |
| Répondre aux demandes du formulaire de contact | Intérêt légitime |
| Analyser un produit par IA | Consentement |
| Suivre les erreurs techniques (Sentry) | Consentement |
| Facturer et conserver les pièces comptables | Obligation légale |
4. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte utilisateur | Durée du compte. Supprimé à la suppression du compte, puis effacé des sauvegardes sous 30 jours. |
| Photo de profil | Durée du compte. Effacée quand vous la remplacez et à la suppression du compte. |
| Appareils enregistrés | Jusqu’à leur libération ou leur remplacement, et au plus tard à la suppression du compte. |
| Historique des appareils libérés | Durée du compte. Supprimé avec le compte. |
| Journaux des traitements serveur | 30 jours (durée de conservation de Google Cloud Logging) |
| Données du workspace | Durée de l’abonnement. Ensuite conservées et verrouillées, sans durée maximale fixée à ce jour, jusqu’à ce que l’entreprise en demande la restitution ou la suppression. |
| Données du workspace après une demande de suppression | Effacées de la base dès le traitement de la demande, puis des sauvegardes sous 30 jours. |
| Invitations de collaboration | 24 heures (expiration automatique) |
| Notifications de partage lues | 30 jours |
| Sauvegardes | 30 jours |
| Messages du formulaire de contact | 3 ans après le dernier échange |
| Factures | 10 ans (article L123-22 du Code de commerce) |
| Journaux d’erreurs (Sentry) | 90 jours |
5. Hébergement et sous-traitants
- Base de données : Union européenne — multi-région Google « eur3 » (Belgique et Pays-Bas).
- Fichiers (photos, documents, planches) : Union européenne — Francfort, Allemagne (région Google « europe-west3 »).
- Sauvegardes : Union européenne — une sauvegarde par jour, conservée 30 jours.
- Traitements serveur (envoi d’e-mails, assistance IA, partage par lien, gestion des comptes) : États-Unis — Iowa (région Google « us-central1 »).
| Sous-traitant | Rôle | Lieu de traitement | Contrat signé avec | Encadrement du transfert |
|---|---|---|---|---|
| Google (Firebase, Google Cloud) | Authentification, base de données, fichiers, sauvegardes, hébergement de l’application, traitements serveur | Union européenne pour le stockage ; États-Unis pour les traitements serveur | France (Google Cloud France) | Clauses contractuelles types ; Google LLC est certifiée Data Privacy Framework |
| Google (API Gemini) | Assistance IA de remplissage des fiches produit. Seulement après accord explicite de l’utilisateur. | États-Unis | France (Google Cloud France) | Clauses contractuelles types ; Google LLC est certifiée Data Privacy Framework |
| Resend | Envoi des e-mails de service et des messages du formulaire de contact | États-Unis | États-Unis (Plus Five Five, Inc.) | Clauses contractuelles types ; certification Data Privacy Framework en cours de renouvellement |
| Vercel | Hébergement du site vitrine roomflow.fr | États-Unis | États-Unis (Vercel Inc.) | Clauses contractuelles types ; certifiée Data Privacy Framework |
| Hostinger | Messagerie de l’adresse contact@roomflow.fr | Union européenne | Chypre (Hostinger International Ltd.) | Sans objet : données traitées dans l’Union européenne |
| Sentry | Suivi des erreurs techniques de l’application. Seulement après acceptation des cookies de mesure. | États-Unis | États-Unis (Functional Software, Inc.) | Certifiée Data Privacy Framework ; clauses contractuelles types en secours |
| Logo.dev | Affichage des logos des clients et des marques. Votre navigateur transmet son adresse IP au chargement de chaque logo | États-Unis | États-Unis (Logodev, Inc.) | Clauses contractuelles types de l’accord de traitement de Logo.dev |
Chaque transfert vers les États-Unis repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, prévues au contrat du prestataire. Quand le prestataire est aussi certifié au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), le tableau l’indique.
Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires.
6. Sécurité
- Chiffrement en transit : toutes les connexions passent par HTTPS (TLS).
- Chiffrement au repos : la base, les fichiers et les sauvegardes sont chiffrés par Google Cloud (AES-256).
- Cloisonnement : chaque entreprise ne voit que ses propres données. Des règles vérifiées côté serveur l’imposent, quel que soit l’appareil.
- Accès : adresse e-mail vérifiée obligatoire, deux appareils au plus par siège.
- Sauvegarde : une sauvegarde par jour, conservée 30 jours dans l’Union européenne.
7. Assistance par intelligence artificielle
L’assistance IA s’active seulement après votre accord explicite. Vous pouvez remplir vos fiches sans jamais l’utiliser. Quand vous lancez une analyse, RoomFlow transmet à l’API Google Gemini :
- les documents que vous déposez : fiche technique, manuel, images du produit ;
- la marque et la référence que vous avez saisies ;
- l’adresse de la page produit du constructeur et le texte de cette page ;
- pour la personnalisation des rapports, des images et des polices tirées du site de votre entreprise.
L’analyse peut aussi lancer une recherche Google sur le produit. Ni votre nom, ni votre adresse e-mail, ni les données de vos clients ne sont transmis. L’API Gemini est utilisée dans sa version payante : Google n’utilise pas ces contenus pour entraîner ses modèles, et RoomFlow non plus.
8. Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Depuis votre profil, vous pouvez exporter vos données personnelles au format JSON et supprimer votre compte. Pour toute autre demande, écrivez à contact@roomflow.fr : nous répondons sous un mois.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).
10. Modifications
Cette politique peut évoluer. La date de mise à jour figure en tête de page. L’application vous demande d’accepter chaque nouvelle version.