Conditions générales de vente

1. Champ d’application

Les présentes conditions générales de vente (CGV) s’appliquent à toute commande passée auprès de l’éditeur de RoomFlow (le « Prestataire ») par un client professionnel (le « Client ») : licence RoomFlow Studio, abonnement RoomFlow Cloud et prestations sur mesure. Elles complètent les conditions générales d’utilisation. Elles sont communiquées à tout Client qui en fait la demande, conformément à l’article L441-1 du Code de commerce.

RoomFlow est réservé aux professionnels. Les dispositions du Code de la consommation relatives aux contrats conclus avec des consommateurs ne s’appliquent pas.

2. Offres et prix

Les prix sont exprimés en euros et hors taxes. La TVA s’y ajoute au taux de 20 %.

30 jours de Cloud offerts à la création du compte. Sans carte bancaire. Ce bonus ne donne lieu à aucune facturation et ne se transforme pas automatiquement en abonnement.

Le titulaire d’une licence Studio qui souscrit à Cloud ne paie pas son premier mois d’abonnement, à condition de le demander lors de la souscription. Ce mois gratuit porte sur le premier mois facturé : il commence après les 30 jours offerts à la création du compte, et ne les remplace pas.

2 bis. Évolution des prix

• Le Prestataire peut modifier le prix de l’abonnement Cloud. Il en informe le Client par e-mail au moins 30 jours avant la date d’application.
• Pendant ce délai, le Client qui refuse le nouveau prix peut résilier son abonnement sans frais ni pénalité. La résiliation prend effet au plus tard à la date d’application du nouveau prix.
• Sans résiliation, le nouveau prix s’applique à partir du premier mois qui suit cette date.
• Une licence Studio déjà payée n’est jamais facturée de nouveau, quelle que soit l’évolution des prix.

3. Commande

L’achat en ligne n’est pas encore ouvert. Le Client commande par écrit, au moyen du formulaire de contact ou à l’adresse contact@roomflow.fr. La commande est ferme à la réception de l’acceptation écrite du Prestataire, ou du devis signé pour une prestation sur mesure. Les droits sont activés à réception du paiement.

4. Facturation et paiement

• Une facture est émise pour chaque commande, puis chaque mois pour l’abonnement Cloud.
• Les factures sont payables à 30 jours à compter de leur date d’émission, par virement.
• Tout retard de paiement entraîne, de plein droit et sans rappel, des pénalités égales à trois fois le taux d’intérêt légal, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce).
• Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé.
• Après une relance restée sans effet pendant 15 jours, le Prestataire peut suspendre l’accès aux fonctions payantes jusqu’au paiement.

5. Licence RoomFlow Studio

• La licence est perpétuelle. Elle est attachée à une personne nommée, et non à son employeur : elle la suit si elle change d’entreprise.
• Elle est personnelle et ne peut être ni cédée, ni prêtée, ni partagée. Elle s’utilise sur deux appareils, que le titulaire peut remplacer.
• Elle reste utilisable hors connexion pendant 30 jours après la dernière vérification en ligne.
• Elle donne droit à la version acquise et aux mises à jour que le Prestataire choisit de diffuser, sans engagement de calendrier.
• La licence ne comporte aucun abonnement : il n’y a rien à résilier. Le titulaire peut cesser de l’utiliser à tout moment.
• Une licence activée n’est pas remboursée. Par exception, si un défaut empêche d’utiliser Studio et que le Prestataire ne le corrige pas dans les 30 jours qui suivent le signalement écrit du Client, le prix payé est remboursé en totalité et la licence est désactivée.
• Le Prestataire peut désactiver la licence en cas de manquement grave du titulaire, dans les conditions de l’article 11. Aucun remboursement n’est alors dû.

6. Abonnement RoomFlow Cloud

• L’abonnement appartient au workspace de l’entreprise. Chaque siège est facturé, y compris le premier.
• Un siège se libère et se réattribue à une autre personne sans interrompre l’abonnement.
• L’abonnement est mensuel et se renouvelle par tacite reconduction.
• Le Client peut le résilier à tout moment en écrivant à contact@roomflow.fr. La résiliation prend effet à la fin du mois en cours ; aucun prorata n’est remboursé.
• L’assistance IA est limitée à 30 utilisations par mois et par siège. Le solde non utilisé n’est pas reporté.
• À la fin de l’abonnement, les fonctions Cloud se verrouillent. Les données du workspace restent conservées, sans limite de durée fixée à ce jour, jusqu’à ce que le Client demande par écrit leur restitution ou leur suppression. Les modalités de restitution figurent à l’article « Réversibilité » des conditions générales d’utilisation.

7. Prestations sur mesure

Les prestations sur mesure de l’offre RoomFlow Entreprise (connecteur vers un outil du Client, types de visite adaptés, reprise de données, paramétrage, formation) font l’objet d’un devis. Le devis signé et ses éventuelles conditions particulières priment sur les présentes CGV pour ce qui les concerne.

8. Obligations du Prestataire

Le Prestataire fournit le service avec diligence, selon une obligation de moyens. Il assure une sauvegarde quotidienne des données Cloud, conservée 30 jours. Il ne garantit pas une disponibilité continue : des interruptions peuvent survenir pour maintenance ou incident.

9. Responsabilité

La responsabilité du Prestataire, toutes causes confondues, est limitée aux sommes effectivement payées par le Client au titre des douze mois précédant le fait générateur. Le Prestataire ne répond pas des dommages indirects : perte de chiffre d’affaires, de clientèle, d’image ou de données. Le Client reste seul responsable des documents qu’il remet à ses propres clients.

10. Force majeure

Aucune partie n’est responsable d’un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil, y compris une défaillance générale d’un hébergeur ou d’un réseau de télécommunications.

11. Résiliation pour manquement

En cas de manquement grave d’une partie, non réparé 30 jours après une mise en demeure écrite, l’autre partie peut résilier le contrat de plein droit, par écrit.

12. Protection des données — accord de sous-traitance

Pour les données que le Client dépose dans RoomFlow, le Client est responsable du traitement et le Prestataire agit comme sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD. Le présent article tient lieu d’accord de sous-traitance.

• Objet et durée : héberger et traiter les données du workspace pour fournir RoomFlow, pendant toute la durée du contrat.
• Données concernées : données de contact des clients finaux, des sites et des interlocuteurs, contenus des projets, salles, visites et rapports, photos et documents déposés.
• Personnes concernées : utilisateurs du Client, clients et interlocuteurs du Client.
• Instructions : le Prestataire ne traite les données que sur instruction documentée du Client, que constituent le contrat et l’usage de l’application.
• Confidentialité : les personnes autorisées à traiter les données sont tenues au secret.
• Sécurité : chiffrement en transit (HTTPS) et au repos, cloisonnement des données par entreprise vérifié côté serveur, sauvegarde quotidienne conservée 30 jours. Stockage : Union européenne — multi-région Google « eur3 » (Belgique et Pays-Bas) ; fichiers : Union européenne — Francfort, Allemagne (région Google « europe-west3 »).
• Sous-traitants ultérieurs : le Client autorise ceux listés ci-dessous. Le Prestataire l’informe de tout ajout ou remplacement par écrit, au moins 30 jours à l’avance ; le Client peut s’y opposer en résiliant.
• Transferts : Chaque transfert vers les États-Unis repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, prévues au contrat du prestataire. Quand le prestataire est aussi certifié au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), le tableau l’indique.
• Assistance : le Prestataire aide le Client à répondre aux demandes d’exercice des droits et aux analyses d’impact.
• Violation de données : le Prestataire notifie le Client dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance.
• Fin du contrat : sur demande écrite du Client, le Prestataire restitue les données dans un format structuré ou les supprime, sauvegardes comprises dans un délai de 30 jours.
• Audit : le Prestataire met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

13. Droit applicable et litiges

Les CGV sont soumises au droit français. Les parties recherchent d’abord une solution amiable. À défaut, tout litige relève du tribunal de commerce du ressort du siège du Prestataire.