Conditions générales d’utilisation

1. Objet

Les présentes conditions générales d’utilisation (CGU) régissent l’accès et l’usage de RoomFlow : l’application web app.roomflow.fr, le logiciel RoomFlow Studio pour Windows et les services associés. RoomFlow est édité par l’éditeur de RoomFlow (voir les mentions légales).

Les conditions d’achat de la licence Studio, de l’abonnement Cloud et des prestations sur mesure figurent dans les conditions générales de vente.

2. Service réservé aux professionnels

RoomFlow s’adresse aux professionnels de l’audiovisuel : intégrateurs, bureaux d’études, services techniques. En créant un compte, vous déclarez agir dans le cadre de votre activité professionnelle.

3. Acceptation et modification des CGU

La création d’un compte vaut acceptation des CGU. L’application vous demande de les accepter à la première connexion, puis à chaque nouvelle version. Une nouvelle version s’applique dès que vous l’acceptez ; si vous la refusez, vous pouvez supprimer votre compte depuis votre profil.

4. Compte, workspace et appareils

• Chaque compte est personnel. Une adresse e-mail vérifiée est obligatoire.
• Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants et de toute action faite depuis votre compte.
• Le workspace est l’espace d’une entreprise. Ses données (clients, sites, projets, salles, visites, rapports) appartiennent à l’entreprise, pas à la personne qui les a saisies.
• Un siège correspond à une personne qui travaille dans le workspace. Chaque siège peut être utilisé sur deux appareils, que vous gérez depuis l’application.
• Un client à qui vous transmettez un PDF ou un lien de consultation n’a pas besoin de compte et ne consomme aucun siège.

5. Formules

• Évaluation : gratuite et sans limite de durée. Les exports PDF portent un filigrane.
• RoomFlow Studio : licence achetée une fois, attachée à la personne. Elle retire le filigrane.
• RoomFlow Cloud : abonnement de l’entreprise, par siège. Il ouvre les salles, clients, projets et visites, le travail en équipe, l’assistance IA et la consultation du catalogue communautaire.
• 30 jours de Cloud offerts à la création du compte. Sans carte bancaire. Passé ce délai sans abonnement, les fonctions Cloud se verrouillent et vos données restent conservées.

6. Usage acceptable

Vous vous engagez à ne pas :

• partager un compte entre plusieurs personnes ;
• tenter d’accéder aux données d’un autre workspace ou de contourner les limites techniques (quotas, appareils, verrous) ;
• déposer des contenus illicites, ou des contenus dont vous ne détenez pas les droits ;
• perturber le fonctionnement du service, notamment par des requêtes automatisées massives.

7. Assistance par intelligence artificielle

L’assistance IA aide à remplir les fiches produit à partir de documents de constructeurs. Elle s’active seulement après votre accord explicite, dans la limite du quota de votre formule. Ses résultats sont des propositions : vérifiez-les avant de les utiliser dans un document remis à un client. l’éditeur de RoomFlow ne garantit pas leur exactitude.

8. Un outil d’aide à la conception

RoomFlow vous aide à préparer des schémas, des listes de câbles et des documents techniques. Il ne remplace ni l’étude, ni le contrôle d’un professionnel qualifié.

• Les fiches produit viennent du catalogue officiel, de la communauté, de votre équipe ou de l’assistance IA. Elles peuvent contenir des oublis ou des erreurs, et les constructeurs modifient leurs produits sans prévenir.
• Quand l’application signale une incompatibilité, elle s’appuie sur ces fiches. L’absence d’alerte ne prouve donc pas qu’une liaison est correcte.
• Avant toute commande de matériel, tout câblage et toute mise sous tension, vérifiez les documents du constructeur. Cette vérification finale vous revient.

l’éditeur de RoomFlow ne répond pas des conséquences d’une erreur de fiche ou d’un contrôle incomplet, dans la limite fixée à l’article « Responsabilité ».

9. Contenus et propriété intellectuelle

Le logiciel, l’application, leurs interfaces et leurs marques restent la propriété de leur éditeur. Les CGU ne vous en accordent qu’un droit d’usage. Les données que vous créez restent les vôtres, ou celles de votre entreprise pour les données du workspace. Vous nous autorisez à les héberger et à les traiter dans le seul but de fournir le service, sous réserve de la licence prévue ci-dessous pour les fiches publiées.

Le catalogue officiel de fiches produit est une base de données au sens des articles L341-1 et suivants du code de la propriété intellectuelle. l’éditeur de RoomFlow en est le producteur : il en a constitué, vérifié et présenté le contenu par un investissement substantiel.

Il est interdit d’extraire ou de réutiliser une partie substantielle du catalogue, ou de façon répétée et systématique des parties qui ne le sont pas. Cette interdiction vise tout moyen automatisé : aspiration ou scraping, requêtes en série, rétro-ingénierie de l’application ou de son cache local. L’usage du catalogue dans RoomFlow, pour vos propres projets, reste libre.

Le catalogue communautaire rassemble les fiches que les entreprises choisissent de publier. Toutes les formules permettent de publier vos fiches ; leur consultation est réservée aux utilisateurs de RoomFlow Cloud.

Quand vous publiez une fiche au catalogue communautaire, vous accordez aux utilisateurs de RoomFlow Cloud, et à l’éditeur de RoomFlow pour l’exploitation du service, une licence gratuite et non exclusive. Elle leur permet de consulter la fiche et de l’utiliser dans RoomFlow : copie dans leur catalogue, intégration à leurs schémas et à leurs documents. Une fiche intégrée à un schéma reste visible de ceux qui reçoivent ce schéma, quelle que soit leur formule. Si vous retirez la fiche, les copies déjà faites dans des projets peuvent être conservées.

10. Partage par lien

Vous pouvez partager le relevé d’une visite par un lien de consultation en lecture seule. Toute personne qui détient ce lien peut ouvrir le relevé. Vous décidez de ce que vous partagez, et avec qui.

11. Disponibilité

Nous faisons notre possible pour que le service reste accessible en permanence, sans garantie de disponibilité. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, mise à jour ou incident. RoomFlow Studio continue de fonctionner hors connexion pour le dessin, le câblage et l’export.

12. Responsabilité

l’éditeur de RoomFlow n’est pas responsable des dommages indirects : perte de chiffre d’affaires, de clientèle ou de données non sauvegardées par vos soins. Vous restez responsable des documents que vous remettez à vos clients. Pour les formules payantes, la limite de responsabilité est fixée par les conditions générales de vente.

13. Suspension et suppression du compte

En cas de manquement grave aux CGU, nous pouvons suspendre un compte, après une demande restée sans effet ou sans délai si la sécurité du service l’exige. Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis votre profil. Les données du workspace restent alors la propriété de l’entreprise.

14. Réversibilité : récupérer vos données

• Vos données personnelles s’exportent à tout moment depuis votre profil, au format JSON.
• Les données du workspace (clients, sites, projets, salles, visites, rapports, schémas) sont restituées sur demande écrite de l’entreprise, au format JSON, un format ouvert et lisible par tout logiciel. Les photos et les documents sont restitués dans leur format d’origine.
• La restitution intervient dans les 30 jours qui suivent la demande. Elle est gratuite à la fin de l’abonnement.
• Après la restitution, l’entreprise peut demander la suppression de ses données. Elles sont alors effacées de la base, puis disparaissent des sauvegardes dans les 30 jours.

15. Données personnelles

Le traitement de vos données est décrit dans la politique de confidentialité.

16. Droit applicable et litiges

Les CGU sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties recherchent d’abord une solution amiable en écrivant à contact@roomflow.fr. À défaut, le litige est porté devant les tribunaux compétents du ressort du siège de l’éditeur.